第一次进货，先列出客户需要哪些配置、哪些打算备货，再问供应商各买多少台、不同机型能否一起下单。为具体客户采购的机组单独列一张表，准备备货的机组另列一张表。客户谈到了哪一步也要记清楚：只是问过价格，仍然属于询盘。
举一个备货时需要考虑的情况：你买进一台150 kVA开架机组，随后收到的询盘却要求同功率的静音机组。功率虽然一样，客户要的却是带静音箱体的机组。每增加一台首批采购的机组，先想清楚客户会因为什么接受它，又会因为什么放弃它。
哪些询盘值得作为首批进货的依据？
先看询盘背后的具体要求。客户是停电时用来备用，还是需要经常运行？需要什么电压和频率？几条询盘是真的在问同一种配置，还是只碰巧写了相同的kVA？
把答案写在对应的采购项目旁边。有具体客户的，记录哪些要求已经确认，哪些还在讨论。准备备货的，写明它要满足哪一类反复出现的需求。客户姓名和联系方式留在自己的记录中；给供应商提供需求编号及必要规格即可。
如果积累的询盘还不多，可以把拿不准的型号暂时作为接单后采购的产品，不急着放进库存。首批采购数量，需要结合能够确认的需求、可投入的资金和后续补货安排来决定。
一个具体例子：两种不同的150 kVA配置
ZC-120H产品页列出的是开架机组：常用功率150 kVA / 120 kW，输出为400/230 V、50 Hz、三相。公开配置包括Ricardo R6105IZLD发动机、ZC-4-120发电机，以及SmartGen品牌控制器。
中柴另有一个肯尼亚150 kVA Ricardo静音机组订单案例，记录包括生产、测试照片和发运。这是历史订单参考，不是当前库存信息。
在采购表中，这两种配置应分别列项。如果客户要的是静音机组，就向供应商索取该版本的参数和包装尺寸，并确认具体控制器型号及所需切换设备是否包含。历史案例可以用来说明想采购哪一类机器，实际买什么则要落实到双方确认的配置单。
先问清楚，哪些机型能作为同一批订单交付
有了初步机型清单后，在把它们安排成一批货之前，先问供应商三个问题：
- 每个型号或配置有没有起订量要求？
- 所需的不同功率、发动机品牌、开架和静音形式，能否放在同一张订单中？
- 各个项目预计什么时候备妥，能否一起提货？
不同供应商、不同机型的要求可能不同，下单前要逐项问清。如果其中一种配置要晚一些才能备妥，先问清统一提货和分批提货各有哪些安排，再向客户承诺日期。
让各家供应商围绕同一张清单回复，才能比较同一组需求。如果终端客户的负载尚不清楚，应先完成负载与发电机选型确认。
- 用途与进度: 对应客户需求及洽谈进度，或计划备货；内部需求编号
- 负载与使用方式: 要带动的设备、预计运行时间、现场条件
- 功率与电气规格: 所需功率等级，按用途确认Prime或Standby；kVA/kW、电压、频率、相数
- 机组配置: 发动机、发电机、控制器型号，开架或静音形式，以及切换设备
- 同批交付条件: 数量、起订量要求、预计备妥日期、是否一起提货
- 给客户的资料: 技术参数表、说明书、对应机组照片、已包含和未包含的附件
- 维修准备: 正确的配件编号、当地维修人员、供应商支持联系人
- 提货信息: 包装尺寸、毛重、双方约定的提货地点
对没有答清楚的项目，带着具体问题再请供应商补充。下单前保留一份双方确认的版本，注明是否有替代配置，以及替代后对规格或备妥时间有什么影响。
这些机型买回来以后，能不能提供服务？
产品范围扩大后，要管理的保养配件和说明书也可能增加。把拟采购的发动机和控制器型号交给负责当地维修的技术人员，先了解哪些能维修、需要哪些资料，再向客户承诺服务。
向供应商索取与实际设备对应的保养配件编号。只写“适用于150 kVA发电机”，还不足以确认配件能否通用。例如，Cummins提供按发动机序列号或发动机系列查询配件和服务资料的渠道。把这些编号和每台机组的维修资料放在一起，方便以后查找。
设备出现问题后，客户找谁、供应商需要什么信息、哪些工作或费用属于保修范围，都应提前约定。销售和维修人员最好能从机组资料中直接找到答案，不必临时翻找旧聊天记录。更完整的交接项目可参考售后与备件指南。
订单准备过程中，把交接资料一起做好
为每种配置取得将来要交给买家的参数表和说明书。照片应对应实际版本，选配附件应标注清楚。这样，销售人员在发布库存信息和回复询盘时，就有准确资料可用。
每台机组准备好后，把机组编号、配置、约定的检查记录、附件和包装编号记在同一张表里。如果某台机器还有项目未完成，就记录在该台机器名下。另一台机组的视频不能替代这项检查。具体需要什么资料，可参考发运前测试证据指南。
中柴目前按EXW条款供货。在预订后续运输前，把实际包装资料和预计提货计划交给中国货代，并与供应商、货代双方确认提货细节。目录尺寸可能是未包装机组的尺寸，货代需要的是包装后的尺寸和毛重。相关事项可参考提货与运输指南。
首次下单前的常见问题
是否应该一开始就采购多个发动机品牌？
如果另一个品牌能满足明确的客户需求，而且你具备相应服务条件，就可以纳入考虑。有需要时可请供应商提供备选方案，再选出自己熟悉、也有能力维护的机型。
看过一台样机，能否认可整批订单？
样机有助于了解对应配置，以及供应商提供资料的情况。其他机组仍应分别约定检查项目和记录要求，不同配置也要单独确认。
下一批订单应该根据什么来调整？
记录哪些机组卖出去了、哪些询盘没有推进及其原因，以及客户实际需要过哪些配件或文件。例如，客户反复要求静音箱体，就值得重新考虑原先备货的开架配置。根据这些实际情况调整下一批订单。
沟通你的首批采购清单
ZHONGCHAI（Hunan Zhongchai Electromechanical Equipment Co., Ltd.）是一家位于中国的发电机供应商。你可以从联系页面开始询盘。初步表单会询问所需功率、机组用于自用还是转售，以及是否曾从中国采购设备。保存答案后，可继续通过WhatsApp沟通。沟通时，请准备好所在国家、拟采购配置、数量和采购时间，并说明哪些机组对应具体客户、哪些准备备货，还有哪些要求没定下来。
