在中国货代安排提货前，先确认放行的是哪台机组、在哪里提货、包装后的最终尺寸和毛重，以及谁负责装车和出口手续。把这些信息整理在一张对应本次订单的交接表上。仅有一句“生产完成”，还不足以安排车辆。
这份清单面向正在采购机组、已有中国采购经验或已有中国货代的买家，从设备需求已明确的阶段开始。如果你还在决定首批转售采购该选哪些机型，可先看首批订单规划指南。
1. 先约定提货地点和EXW责任
中柴按EXW条款供货。订单中应写明具体交货地点和约定的Incoterms®版本。只写“EXW China”，无法确定车辆去哪里。货代需要实际地址、仓库或现场联系人、收货时间，以及车辆进出的限制。
按照EXW Incoterms® 2020，货物在指定地点交由买方处置、尚未装上提货车辆时完成交货，风险也在此时转移给买方。装车和出口清关并不是卖方默认承担的义务。要确认每项工作由谁办理、费用和风险由谁承担。如果另外约定了协助服务，应写明范围，不要把它当作设备价格里自动包含的项目。可参阅ICC Academy对EXW与FCA的说明。
确定提货前，请货代确认出口手续如何办理。后续运输、保险和目的地安排也要明确责任方。结合本订单的书面约定阅读采购条款。
2. 运输数据要以实际包装后的订单为准
产品目录可能只列出未包装机组的尺寸。木架、防护包装和单独装箱的附件，都可能改变运输所需的空间和重量。请供应商提供最终包装件数、每件长×宽×高、毛重和包装形式，并写清计量单位。
如果数据还只是预估，要标明，并约定什么时候确认。提货或订舱决定最终落实前，只要数据有变化，就应通知货代。让货代根据实际包装数据判断集装箱、拼货和搬运安排，不要按机组的kVA大小直接选集装箱。
索取能看清整体包装、标识和单独附件包装的照片。供应商与货代应针对实际设备确认适合的搬运位置及包装要求。订舱前，请货代向承运人核对木质包装、电池、残余燃油等适用要求。一张包装照片本身不能证明符合运输规定。
3. “可以提货”要包含约定的放行条件
生产完成和具备提货条件应分开确认。安排车辆前，核对约定检查是否完成、未解决事项是否记录、所需文件是否齐备，以及包装是否适合约定的运输安排。
检查记录和照片要对应具体机组。记录随主机交付的附件，以及另外装箱的附件。如果控制器、箱体或附件与确认订单不同，应在放行前书面解决变更。发运前证据指南说明了如何索取对应实际机组的资料。
把几个日期分开记录：检查完成、包装完成、提货、货代签收，以及预计开船和到港时间。仓库收货不等于已经开船，预计到港也不是预计投运。如果现场有明确的用电日期，应在接受运输计划前告诉货代和安装人员。
4. 文件要对应实际设备和运输路线
由买方、供应商和货代一起对照订单检查商业发票、装箱单草稿。核对收货人资料、设备描述、数量、金额、币种、包装标识、件数、尺寸和重量。建立机组编号与包装编号的对应关系，避免漏掉单独包装的物品。
由目的地报关行确认该票货的海关归类，以及所需许可、合规程序或原产地文件。不能只凭“运往非洲”判断要求，目的地和中转路线都会影响准备工作。应尽早取得答复，为可能需要在发运前办理的手续留出时间。
运输单据正式签发前，与货代核对草稿和放货安排。把最终运输文件和技术交接资料放在一起，但不要混淆用途：装箱单说明货物构成，不能证明机组通过了约定测试。
5. 买方、供应商和货代使用同一张提货交接表
把同一版本交给供应商和货代。未确认字段应明确写“本订单待确认”，不要拿目录数字或上一票货的数据填入。
- 订单与设备：订单编号、型号、数量、机组编号和约定配置。
- 提货：准确地址、联系人、工作时间、拟提货日期及放行前提。
- 包装：件数、标识、每件尺寸和毛重，以及包装照片。
- 附件：主包装内物品、单独包装物品，以及尚未齐备的项目。
- 责任分工：装车、出口手续、后续运输、保险和目的地处理，各自的负责方与约定范围。
- 文件：发票、装箱单、适用的运输文件，以及每份文件的确认人。
- 路线与接收点：目的国、港口或中转港、最终城市，以及适用的货代仓库入仓编号。
- 签收与异常：谁核对包装、签收、记录状态和报告差异，以及对应联系人。
请供应商与货代分别确认提货信息。如果包装或时间变更，发出修订表并指出变化，避免司机、仓库和供应商各看不同的聊天消息。
6. 一份真实交接记录能证明什么
在中柴的肯尼亚37.5 kVA Cummins机组订单中，客户请货代审核包装。双方讨论木质保护后，机组于2025年12月8日交至指定的广州仓库。这份记录能证明具体订单的包装沟通，以及在中国境内的交接。
它没有记录机组在肯尼亚的签收、安装或运行，也不能确定新订单的包装尺寸、运费或交付安排。可以参考这个案例了解应索取哪些记录，再确认自己的设备需要怎样处理。
提货前的常见问题
货代可以根据产品页报价吗？
产品页可以用于初步沟通。先问清报价采用了哪些假设，再根据已确认的包装尺寸、毛重、提货地址和路线取得更新报价，然后才据此安排本次运输。
交到中国仓库，是否就包括送到我的现场？
只有另外约定了后续服务，才属于服务范围。核对每一方负责到哪一步、报价包含哪些费用，以及谁安排清关、内陆运输和卸货。中国仓库的签收单不能证明海外交付。
包装破损或少件，应如何处理？
提前安排接收方记录包装标识、件数和可见状态，保存照片��签收凭证。发现差异后，按约定的供应商、承运人和保险人程序及时报告。相关通知期限应在发运前确认。
沟通机组和提货安排
从联系页面开始，在初步表单中保存基本功率需求、用途和中国采购经历，之后可继续通过WhatsApp沟通。后续沟通时，准备已选型号或确认的功率需求、数量、目的地、所需日期，以及已有的中国货代资料。如果已经取得设备报价，也请提供报价编号，让包装和提货讨论对应同一张订单。
中柴 · 2026年11月2日更新。实际包装数据、放行日期、运输费用和本订单责任分工仍以书面确认为准。
